El PM como integrador (parte 1)

La integración del equipo de proyecto, herramientas prácticas para proyectos reales (parte 1)

Una de las principales responsabilidades del Project Manager (PM) es actuar como integrador. El PM debe integrar a las personas, a los procesos y a los recursos a fin de alcanzar efectividad y eficiencia en el logro de los objetivos del proyecto.

Pero, ¿qué herramientas podemos utilizar para realizar esta integración?

Sería grandioso tener tiempo y recursos suficientes para hacer actividades fuera de la oficina, donde el equipo se reúna para conocerse, que se haga “team building”, y cada miembro se presente e interactúe con el resto. Pero esto raramente ocurre, y en verdad, en muchos casos tampoco es necesario.

A continuación se proponen dos herramientas clásicas de la gestión de proyecto con un doble fin, el trivial para el cual han sido creadas, y el de integrar al equipo, nivelando y validando la información del proyecto.

El cronograma

Si bien la tradicional generación del cronograma a puertas cerradas por parte del PM, es hoy considerada una mala práctica, tampoco es muy común discutir el cronograma tarea por tarea con todo el equipo.

Contactar a los referentes y que cada uno realice su parte, genera compromiso hacia el equipo y hacia el proyecto. Hacer una puesta en común, donde cada miembro del equipo ve como su aporte se integra con el resto del proyecto, detectando puntos críticos e interfases, permite un comienzo temprano de un diálogo que las partes involucradas deberán tener durante la ejecución. El trabajo en equipo, además, permite unificar criterios para las estimaciones, remover “colchones” ocultos, y detectar tanto omisiones como errores.

Estos primeros trabajos en equipo permiten generar una dinámica de grupo constructiva, esclarecer los objetivos del proyecto, y promover actitudes positivas que, al momento de pasar por momentos más tensos, serán de gran valor.

Guía para el uso del cronograma como herramienta integradora:

1)Detectar y trabajar con cada referente, resaltando la importancia de su aporte.
2)Consolidar la información
3)Hacer una primera validación con los referentes de las dependencias y los tiempos. Generar los primeros contactos entre referentes.
4)Mostrar al equipo el cronograma y discutir la versión preliminar
5)Generar una versión mejorada
6)Presentar y validar la versión mejorada con el equipo completo
7)Durante la ejecución, verificar en equipo el avance, discutir los cambios y detectar oportunidades de mejora.

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Acerca de Adrián Muiño

http://www.linkedin.com/in/adrianmuino https://adrianmuino.wordpress.com/category/project-management/ Ing. Adrián Muiño Educación Ingeniero en Electrónica (UTN, Argentina) Maestría en Dirección de Empresas (EOI, Madrid) Postgrado en Marketing (UCA, Bs. As.) Project Manager Professional, PMP del PMI (USA) Actividad académica (10+ años) Profesor de Postgrado en la Univ. Católica Argentina Instructor en gestión de proyectos Actividad profesional (10+ años) Program and Project Manager (BGH SA, Neoris, Petrobras, Ericsson) Escritor de artículos (PM y aeromodelismo) Beta tester
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