Como hacer un cronograma práctico y útil (parte 2)

Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcular la duración de las tareas. Notar que en general un aumento o disminución en la cantidad de los recursos no implica un cambio lineal en el tiempo de ejecución, 20 pintores no terminan un cuarto 10 veces más rápido que 2, pero 2 probablemente terminarán en menos de la mitad de tiempo que uno solo. No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la hará, o al menos quien antes la ha hecho. El tiempo estimado deberá ser aquel que nos brinde una razonables probabilidades de terminar el proyecto a tiempo. ¿Y cuanto es razonable?, bien para algunos será el 80% de probabilidades, para otros el 95% y habrá quienes se conformen con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono sea consistente, si varias personas intervienen en la estimación de los plazos, será necesario asegurarnos que todos están tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido, es decir descubrir y homologar los “colchones”.

 Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a un calendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factores climáticos, etcétera.); nivelar recursos, es decir modificar las duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el team designado; optimizar el camino crítico, en otras palabras reducir el cronograma poniendo atención a las tareas  que determinan la duración del proyecto; y por último mitigar el riesgo en las actividades con probabilidad de atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en esta actividad.

 Con el crono listo ya podemos comunicar cuándo terminaremos el proyecto, pero atención, es sano comunicar un rango de fechas mas que un punto en el tiempo (si se puede claro está).

 Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de gestión de tiempos.

 En otro blog discutiremos como aplicar el método PERT a fin de calcular la probabilidad de terminar el proyecto en cierta fecha.

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Acerca de Adrián Muiño

http://www.linkedin.com/in/adrianmuino https://adrianmuino.wordpress.com/category/project-management/ Ing. Adrián Muiño Educación Ingeniero en Electrónica (UTN, Argentina) Maestría en Dirección de Empresas (EOI, Madrid) Postgrado en Marketing (UCA, Bs. As.) Project Manager Professional, PMP del PMI (USA) Actividad académica (10+ años) Profesor de Postgrado en la Univ. Católica Argentina Instructor en gestión de proyectos Actividad profesional (10+ años) Program and Project Manager (BGH SA, Neoris, Petrobras, Ericsson) Escritor de artículos (PM y aeromodelismo) Beta tester
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