¿Cómo hacer un seguimiento gerencial de los proyectos? (parte 1)

Tener definidas las tres variables principales, el alcance, el plazo y el costo. 

Definiciones que deben estar claras y documentadas

Preguntar el avance actual y pedir una estimación a la fecha de finalización

 

Ya sea que nuestro negocio dependa de proyectos, o que tengamos emprendimiento de especial importancia, la forma de hacer su seguimiento es en esencia la misma.

Todo proyecto tiene tres variables principales, el alcance, el plazo y el costo. Pero conocer el estado de estas variables en un punto de tiempo determinado no nos brindará mucha información, a menos que podamos compararla contra el plan y que podamos tener una estimación de cómo concluirá el proyecto. Otras variables que pueden resultar claves son calidad, satisfacción del cliente y riesgos.

Entonces, para poder hacer un seguimiento a alto nivel de uno o varios proyectos se requieren dos instancias:

a) Definiciones que deben estar claras y documentadas al inicio del proyecto:

1. Alcance del proyecto, que podrá constar en un listado de los ítems principales (los PMs los llaman entregables)

2. Un costeo detallado del proyecto, con un resumen por grandes tracks.

3. Time plan a alto nivel. Aquí la clave está en requerir que se incluyan los hitos mayores del proyecto, por ejemplo los puntos de facturación o las puestas en marcha.

4. Listado de los principales riesgos del proyecto, esto ayuda a “destapar” zonas grises y puntos débiles del proyecto y darles buen curso desde en inicio.

5. Fijar la frecuencia y forma en que se informará el avance. Pudiendo ser este un informe tipo presentación, una planilla resumen con varios proyectos, una aplicación WEB o una reunión periódica de avance. Cada quien decidirá que le es mas útil. De lo anterior surgirá nuestra línea base contra la que mediremos avances y desvíos.

B) Ya adentrados en la ejecución del proyecto tendremos que:

1. Preguntar el avance actual y la comparación con el planificado, esto puede pedirse en forma de porcentaje, ejemplo: estaba planificado avanzar un 60% en la tarea X y se ha avanzado un 45%.

2. Pedir una estimación actualizada de la fecha de finalización.

3. Preguntar el costo actual y la comparación con el planificado para los entregables ejecutados.

4. Pedir una estimación del costo a la finalización.

5. Complementando lo anterior puede pedirse un listado de desvíos y re-planificaciones, con sus causas, sus costos, y posibles soluciones.

6. Preguntar cuál debería ser el próximo avance. Varias de estas métricas pueden salir de un método que en gestión de proyecto se llama “valor ganado” aunque su uso no es imprescindible.

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Acerca de Adrián Muiño

http://www.linkedin.com/in/adrianmuino https://adrianmuino.wordpress.com/category/project-management/ Ing. Adrián Muiño Educación Ingeniero en Electrónica (UTN, Argentina) Maestría en Dirección de Empresas (EOI, Madrid) Postgrado en Marketing (UCA, Bs. As.) Project Manager Professional, PMP del PMI (USA) Actividad académica (10+ años) Profesor de Postgrado en la Univ. Católica Argentina Instructor en gestión de proyectos Actividad profesional (10+ años) Program and Project Manager (BGH SA, Neoris, Petrobras, Ericsson) Escritor de artículos (PM y aeromodelismo) Beta tester
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