¿Cómo hacer un seguimiento gerencial de los proyectos? (parte 2)

Hasta aquí nos hemos estado informando sobre el pasado del proyecto, los puntos siguientes tienen por objeto ser pro-activos para prevenir desvíos facilitando soporte al team:

 1.      Preguntar cuales pueden ser los próximos “bloqueadores” y riesgos que podrían activarse en el próximo período a fin de facilitar las tareas para que se eviten.

2.      Dejar un punto abierto como “comentarios” donde el equipo exprese otras situaciones que pueden afectar al proyecto.

 En total este reporte debería tener no más de 2 carillas por proyecto y deberían utilizar indicadores gráficos, como semáforos o relojes, que permitan un rápido entendimiento de la información.

 Ahora bien, si nos decidimos a pedir un informe de avance, es importante que el equipo de proyecto, y en especial el Project Manager, sepan que estamos realmente interesados en el seguimiento del proyecto, que leemos los informes y que tienen las puertas abiertas si necesitan escalar algún tema. Para esto lo mejor es hacer reuniones de seguimiento para tener un informe cara a cara, y aprovechar este espacio para dar una realimentación al equipo y brindarles una visión actualizada del entorno.

 Los reportes deberían ser periódicos y respetarse “religiosamente” las fechas de presentación para evitar que se discontinúen con el tiempo.

 Por último, se puede potenciar el efecto positivo sobre el proyecto si este seguimiento lo hacemos de forma abierta y cordial, y no con carácter punitivo o de auditoria. Así el equipo de proyecto se sentirá respaldado y acompañado, y esto le permitirá a ellos escalar fácilmente los posibles problemas, y a nosotros obtener información clara y temprana para la gestión.

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Acerca de Adrián Muiño

http://www.linkedin.com/in/adrianmuino https://adrianmuino.wordpress.com/category/project-management/ Ing. Adrián Muiño Educación Ingeniero en Electrónica (UTN, Argentina) Maestría en Dirección de Empresas (EOI, Madrid) Postgrado en Marketing (UCA, Bs. As.) Project Manager Professional, PMP del PMI (USA) Actividad académica (10+ años) Profesor de Postgrado en la Univ. Católica Argentina Instructor en gestión de proyectos Actividad profesional (10+ años) Program and Project Manager (BGH SA, Neoris, Petrobras, Ericsson) Escritor de artículos (PM y aeromodelismo) Beta tester
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