El satánico “Dr. Si”

Es una frase celebré, y hasta figura en algunos importantes libros, que la palabra menos usada por los PMs es “no”. Obviamente se trata de una exageración. También es cierto que puede ser difícil exponer razones o que llegado el caso puede ser muy poco político decir un simple y contundente “no”. Es mas, en el mundo real hasta puede ser utópico y peligroso.

 Pero hay veces que, para salvaguardar los intereses de la compañía, y por respeto a la profesión debemos al menos intentarlo. Aquí varios casos de cuándo un PM debería decir “no” a aceptar las responsabilidades de gestionar un proyecto.

 1.       Cuando no conoce el alcance o el alcance no posee detalle suficiente. Créase o no, me han pedido hacerme responsable por la satisfacción de cliente, los costos y los plazos, pero sin tener acceso al documento de alcance de proyecto. Esto es básico,  sin un alcance adecuadamente definido para la fase en curso, no se puede ni planificar ni gestionar profesionalmente un proyecto.

2.       Cuando no hemos podido revisar y actualizar el costeo del proyecto, o no tenemos aprobado el nuevo costeo. ¿Por qué?. Porque el general el costeo inicial del proyecto, el que permitió vender la solución o aprobar la inversión, carece de detalle y está desactualizado. Si un error se detecta antes de comenzar, será un error del costeo inicial que alguien deberá aprobar antes de invertir tiempo y dinero, pero si se detecta luego de avanzado el proyecto será visto como un desvío y será responsabilidad del PM. Esto sin hablar del riesgo que esto implica para el éxito de la inversión.

3.       Cuando no tenemos aprobado el cronograma actualizado. Y este punto se relaciona directamente con el primero y con el siguiente. Muchas veces los plazos están pactados y no son negociables, entonces habrá actuar sobre otras variables, lo cual también requiere un análisis y aprobación. Trabajar sobre un cronograma que entendemos que no representa la realidad del proyecto es auto-engañarnos.

4.       Cuando no tenemos comprometido y aprobado el equipo mínimo de gente que se necesita para llevar a cabo el proyecto. Y aquí hablo del equipo ampliado y del propio, el cual en general se nutre de recursos siempre escasos que están o en la estructura funcional de la compañía o de que están en otros proyectos. Una temprana definición de responsabilidades y roles es una ayuda enorme. La pelea por los recursos es ya clásica, y en la realidad puede que tengamos que amoldarnos a lo que hay y cambiar los planes. Todo bien, pero debe estar claro que no son las condiciones planteadas en el inicio, y que esta puede ser causa de demoras o sobrecostos ajenas al proyecto.

5.       Cuando la planificación es tan ajustada que solo es válida si no ocurre ni el mas mínimo desvío, y no se concreta ningún riesgo.

6.       Cuando nos piden ser totalmente responsables por el proyecto, pero sin darnos las mínimas libertades para poder gestionarlo, propiciando que el rol del PM sea el del culpable perfecto.

7.       Cuando durante la ejecución se nos pide hacer cambios de inmediato, sin permitirnos evaluar, re-planificar, y pedir aprobación por los impactos en costo, tiempo, riesgo y recursos.

 Sin haber actualizado, perfeccionado y aprobado estos parámetros básicos del proyecto, sería imprudente comprometerse, ya que simplemente no sabemos si es posible cumplir.

 Claro que el mundo real es muy distinto al de los libros o al del blog, y hoy es un “segundo trabajo” para los PMs pelear por estas condiciones a fin de consolidar la profesión y crear las condiciones que luego permitirán hacer ver el valor que agregado.

Anuncios

Acerca de Adrián Muiño

http://www.linkedin.com/in/adrianmuino https://adrianmuino.wordpress.com/category/project-management/ Ing. Adrián Muiño Educación Ingeniero en Electrónica (UTN, Argentina) Maestría en Dirección de Empresas (EOI, Madrid) Postgrado en Marketing (UCA, Bs. As.) Project Manager Professional, PMP del PMI (USA) Actividad académica (10+ años) Profesor de Postgrado en la Univ. Católica Argentina Instructor en gestión de proyectos Actividad profesional (10+ años) Program and Project Manager (BGH SA, Neoris, Petrobras, Ericsson) Escritor de artículos (PM y aeromodelismo) Beta tester
A %d blogueros les gusta esto: