Aquí van entonces diez consejos para malograr su cronograma desde la planificación.

1. Como siempre la regla numero uno es hacer un cronograma “a puertas cerradas” sin siquiera alejarse de su escritorio, no pedir opinión al equipo de proyecto ni a los posibles proveedores involucrados. Tampoco consulte los tiempos empleados en proyectos similares ni las lecciones aprendidas por la organización.
2. El optimismo, la sobre-simplificación y la abolición del espíritu crítico son una ayuda vital para reducir tiempos.
3. Suponga recursos ilimitados, tanto suyos como de los proveedores. Después se verá como cumplir.
4. No deje de depender de la buena voluntad y el esfuerzo del team. Planifique considerando horas extras y trabajo los fines de semana desde el inicio del proyecto.
5. Pero si prefiere ir en el camino contrario coloque, siempre sin documentar, “colchones” por todo el cronograma y vínculos entre tareas no relacionadas. De esta forma aún con una mala gestión podrá cumplir con los plazos.
6. Obviamente para esconder información es mejor un cronograma extensísimo donde prime la creatividad y el entusiasmo, que uno adusto hecho con criterio, y que muestre los hitos principales y tareas relevantes.
7. Pero si no quiere trabajar tanto en el crono, es suficiente hacerlo con una falta de profundidad tal que haga imposible establecer hitos o hacer un seguimiento.
8. No considere tiempos de gestión y administrativos, como los de aprobaciones, compras, almacenes, traslados, seguridad y medio ambiente, tramitación de permisos, etc. Todo esto debe ser instantáneo y comenzar justo cuando el proyecto lo requiere.
9. Fije el inicio del proyecto, luego el final que quiere, y a partir de allí comprima todo para que entre en el plazo requerido. La idea es serruchar por igual todas las tareas y hasta eliminarlas (del crono) si fuese necesario. Eso si, ni se le ocurra cambiar el alcance o modificar los costos.
10. No documente los supuestos y restricciones con las que se elaboró el cronograma. Esto es muy importante, así cuando le reclamen por los incumplimientos usted podrá inventar excusas con mayor libertad.

Para Mark hay 4 factores clave para conducir una organización:

• Liderazgo
• Conocimiento de toda la organización
• Capacidad de planificar
• Visión estratégica

¡Y los PMs ejercitamos 3 de ellos todos los días!

Desde esta perspectiva, nuestra profesión podría ser un perfecto trampolín para nuestras carreras, si solo pudiésemos levantar la cabeza de la rutina diaria y comenzar a pensar de forma mas holística sobre el destino de nuestra organización.

De darse así, el destino de todos los que practicamos la gestión profesional de proyectos podría verse positivamente impactado, al tener en los más altos cargos gente que entienda en profundidad y verdaderamente aprecie la profesión.

Interesante reflexión sobre un posible futuro, por eso quería compartirla.

Estas decisiones están basadas en lineamientos estratégicos, variables de mercado y de entorno, y también en estudios técnicos que permiten determinar costos, plazos y capacidades de producción, lo cual tiene gran peso al momento de dar el go/no go al proyecto de inversión.

Pero…, ¿cómo saber con que error estamos estimando las inversiones?, o ¿cómo asegurarnos que verdaderamente estamos incluyendo todos los factores clave en este estudio previo, como factores de sitio o de medio ambientales?. En resumen ¿cómo evitar sorpresas al momento de implantar el proyecto?.

Bien, existe una metodología de gestión de proyectos de inversión llamada Front End Loading, o más conocida como FEL. FEL es una metodología basada en el concepto de portones de aprobación, donde en cada portón se aprueba, o no, el pasaje a la siguiente etapa. Cada etapa implica un desarrollo cada vez mayor de los estudios involucrados, disminuyendo el error de la estimación, pero requiriendo mayor presupuesto y tiempo para su ejecución.

Esta metodología ayuda a la toma de decisión ya que la divide en etapas escalonadas, reduciendo riesgos y manteniendo los costos y los plazos de las fases acotados. Cada fase, antes de ser iniciada, debe estar correctamente planificada, y su fase anterior auditada y aprobada.

La metodología FEL es especialmente útil en proyectos industriales de monto superior a u$s 20 millones, y sus fases son:

FEL 1: Fase de identificación de oportunidad, sirve para validar de la oportunidad del negocio y se basa en estudios de factibilidad técnico-económicos. El proyecto está en el “mundo de los negocios” y no requiere intervención de gran cantidad de personal técnico. El error en la inversión calculada deberá estar dentro del

FEL 2: Fase de proyecto conceptual, es el inicio del planeamiento del proyecto a fin de seleccionar una alternativa tecnológica y avanzar en las definiciones de la misma. Hasta aquí no se ha desembolsado gran cantidad de dinero. En esta etapa el proyecto pasa a manos de ingeniería de proyecto y es vital tener un Project Manager asignado. El error en la inversión calculada deberá estar dentro del

FEL 3: Fase de proyecto básico, en esta fase se desarrolla detalladamente el alcance, se elabora la ingeniería básica, se crea el plan de ejecución y se logra una la estimación final de las inversiones con un mínimo error. Esta fase requiere en general que se contrate una empresa de ingeniería para su desarrollo. Hasta aquí el desembolso de inversión no ha superado el 10%-15% del total programado. El error en la inversión calculada deberá estar dentro del

Fase de Ejecución (EPC): se trata de la obra en sí, e incluye la ingeniería de detalle, la construcción y el montaje. Es la fase en la que más tiempo y dinero se invierten, y su éxito en parte queda determinado por la calidad de las fases anteriores. Para ser puristas déjenme aclarar que el EPC no constituye parte de la metodología FEL, pero la incluyo aquí ya que es el “objetivo” de toda la planificación anterior.

Buenas planificaciones y excelentes proyectos.

En el congreso, que reunió a más de 800 participantes de 54 países, estuvieron presentes varios de los “gurús” a nivel global que exhibieron nuevas ideas, casos reales y reflexiones sobre el estado del arte en la gestión de proyectos. Los temas más tratados fueron: gestión en ámbitos complejos, diferencias culturales, riesgos y los nuevos roles del PM.

El segundo día en la sala mayor, siendo único orador por Latinoamérica, presenté “Real Risk” una exposición sobre los actuales desafíos de la gestión de riesgos que incluyó le presentación de una nueva metodología desarrollada por él llamada “Risk 3D”.

El evento, que año a año va expandiéndose, incluyó varios momentos donde tomar contacto con colegas de todo el mundo, con empresas abocadas a la gestión de proyectos que auspiciaban el encuentro, pero también brindó la oportunidad de tener una aproximación a la cultura local.

Un indicio de la calidad del modelo viene dada por la calidad del manual de instrucciones para su armado, sin un buen manual o sin ayuda alguien con experiencia difícilmente se podrá arribar a buen puerto. Asumo aquí que estamos comprando un modelo RTF (listo para volar), si el modelo lo armaremos de kit o de plano esto ya es un proyecto de por si y requiere otra dedicación. En cualquier caso es prudente que antes del estreno alguien experimentado lo revise y de su ok para volar.

Puntos clave: tener bien pegado el refuerzo central del ala, revisar la ubicación del centro de gravedad, no tener juegos ni partes flojas entre las superficies de control y los servos, tener el motor firmemente montado y la hélice bien ajustada, cargar el equipo de radio.

En el campo

Para casi todos ir a volar es un momento de distracción y relax, y para algunos hasta casi un momento mágico. Pero un modelito de 1,5kg cayendo en picado puede matar a un adulto. Así que a la hora de volar hay que ponerse serios y seguir algunas reglas.

1. Preguntar por el reglamento del campo, leerlo y respetarlo
2. Anotarse en la frecuencia y/o presentarse a quienes la comparten con nosotros
3. Tomar el broche con la frecuencia al salir a volar o avisar si no hay broche
4. No salir a volar sin haber tenido instrucción previa o si aún no dominamos el modelo
5. Pedir ayuda en los estrenos, dejando el bautismo a un piloto experimentado
6. Jamás volar sobre el público u otros pilotos
7. Verificar que todo esté en orden antes del primer vuelo de día (modelo, servos, motor, pack de receptor cargado, pack de transmisor cargado, memoria del equipo posicionada en el modelo que volaremos)
8. Si vemos que algo no funciona bien, no salir a volar sin antes solucionarlo
9. Poner atención al encender el motor y hacerlo alejado de otras personas. Cuidado con los dedos.
10. Concentrarnos en lo que estamos haciendo y salir a volar tranquilos sin presionarnos.
11. Llevar: gorra, anteojos de sol, repelente de insectos, filtro solar, adhesivo epoxi, cianoacrilato,  algunas herramientas, paciencia, y muchas ganas de pasarla bien

Obviamente para iniciarnos necesitaremos a alguien que nos instruya. Mi consejo es ir yendo al campo antes de tener listo el modelo, y elegir un instructor que nos agrade y sea prudente. En mi caso, el dinero pagado por la instrucción fue una de mis mejores inversiones, y gran parte de lo que sé se lo debo a generosos aeromodelistas que me guiaron. Intento pagar esta deuda.

Buenos despegues y felices aterrizajes.

Para quienes prefieran el clásico entrenador para motor .40 (0,40 pulgadas cúbicas) para comenzar, en el mercado existen muchísimos modelos “entrenadores” de entre 1,4m a 1,6m de envergadura que se ajustan a esta ya tradicional motorización. La recomendación aquí es comprar un motor confiable, y si queremos comprar alguna marca no tradicional preguntar antes a quien lo tenga como anda. Créanme que lo que van a valorar es tener cero problemas a la hora de volar y no 300rpm mas o la tapa del cilindro anonizada. Junto con el motor tendremos que comprar el combustible, la bomba y la pila para calentar la bujía. Un panel de encendido, el arrancador y la bomba eléctrica pueden ser un segundo paso.

Para quienes opten por la versión eléctrica (cada día mas vigente) mi recomendación es mantenerse en un tamaño de entrenador de 1,2m, a 1,4m a fin de limitar la inversión en las baterías. El pack debería ser Lipo o Lifepo, y habría que comprar dos o tres packs. Es recomendable en esta aplicación también colocar un pack para el receptor evitando usar el BEC. El motor debería ser brushless outrunner (que son los más comunes) y el ESC acorde al motor. Para elegir el motor, el peso de este debe ser un 7% del peso del modelo completo en la pista. Por ejemplo para un entrenador de 1,5kg esto daría un motor de 100g de peso (y 1200rpm/v si usamos un pack de 11,1V y 3300mAhr). Una vez mas, los motores y ESC de  calidad poseen manuales y tablas que ayudan a seleccionarlos y mantenerse dentro de la recomendación del fabricante, y como no sabemos porque estamos empezando, esto es valiosísimo. Tendremos también que comprar un cargador que nos permita recargar en el campo a fin de poder hacer la cantidad de vuelos que queremos. Para mas información ver en este blog “Modelos eléctricos, consejos para un buen comienzo”.

El equipo

A grandes rasgos hoy (2011) existen tres tecnologías de radios, FM, PCM y Spread Spectrum (también conocida como 2,4Ghz)

Lo clásico era el equipo de FM, hasta hace poco lo mas seguro era PCM, pero ahora hasta hay marcas que solo fabrican equipos en Spread Spectrum 2,4Ghz. La principal desventaja de los equipos de FM y PCM es tener que eventualmente compartir la frecuencia, con el consiguiente riesgo de que alguien encienda el equipo y nos tire abajo el modelo. Lo bueno es que están muy probados y los receptores son mas baratos. La desventaja de 2,4 Ghz es que al comprar una marca nos “casamos” con ella, ya que los recetores no son compatibles, además de que algunos equipos han presentado problemas, algo típico de toda “nueva” tecnología. De todos modos comprar hoy un equipo FM para empezar, cuando ya muchos están migrando a 2,4Ghz, no parece una inversión con futuro.

Por ser algo que nos acompañará por mucho tiempo, si se puede es mejor invertir directamente en algo de calidad y capacidad que tener que cambiar luego. Lo ideal sería entonces comprar un equipo computarizado de al menos 6 canales de marca reconocida. En todos los casos, por ser el primer equipo, lo mas barato será comprar todo junto (radio, receptor, servos, pack, interruptor y cargador)

El camino a recorrer es largo y apasionante, así que lo mejor es no desesperarse y dar bien los primeros pasos, para poder luego construir sobre bases firmes.

Sin importar en qué especialidad quieras terminar, lo primero que debes hacer es informarte. Para eso lo ideal es una combinación de Internet, revistas locales y acercarte a un club de vuelo.

Internet va a darnos muy rápidamente la teoría básica sobre el tema, para los que leen inglés un sitio que a mí me gusta es http://www.rcgroups.com/forums/member.php?u=16939

Las revistas locales sirven muy bien para conocer que se vende y donde comprarlo. Pero acercarse a un club y hablar con la gente va a permitir bajar a tierra lo que hemos leído y es invaluable. Fíjense que estas últimas dos cosas las van a tener que hacer de un modo u otro, mi propuesta es primero informarse y luego comprar, no al revés.

Pero ¿qué modelo me compro? Asumiendo que lo que queremos es volar modelos radio controlados, la primera decisión es si queremos volar con motor a explosión (glow) o si lo haremos con eléctricos. Hoy ambas opciones son válidas.

El avión

La opción clásica es comprar un entrenador de 4 canales RTF . RTF significa listo para volar, aunque el armado nos va a llevar 20hs. Estos modelos son de ala alta con forma de avioneta y perfil tipo clark-y, lo que les confiere estabilidad y una velocidad de aterrizaje relativamente baja. Hay il modelos de este tipo, y casi todos son similares en precio y calidad.

Pero puede que queramos empezar con un planeador de dos canales, por ejemplo porque nos interesa esta rama del hobby. En este caso los típicos son los de 2m con motorización sin dudas eléctrica.

Existen también pequeños modelos eléctricos, los cuales son atractivos por el bajo costo y por ser una solución integral. El problema es que no sirven para entrenarse en las dos maniobras principales: el despegue y el aterrizaje. Así que cuando pasemos a un modelo de mas porte tendremos que aprender lo que nos falta y habremos gastado dos veces. Aclaro que yo diseñé, armé y volé dos aviones de este tipo y fue divertidísimo, pero ya volaba hacía años.

¿Y comenzar con aquel acrobático de 2,6m que vimos hacer piruetas en la tele?, ni pensarlo.

Aquí el rol del PM es cruzar la organización transversalmente, diseminando las duramente aprendidas lecciones, a fin de facilitar los futuros emprendimientos y hacerlos mas eficientes.

La integración aquí trasciende al proyecto, y deja a la figura del PM en un nodo organizacional, capaz de derivar y direccional conocimientos y buenas prácticas.

También constituye un modo de hacer visible la gestión profesional de proyectos, y de hacer un resumen y agradecer al equipo al finalizar el proyecto.
Consideraciones finales

Estas herramientas, proveen un tercer beneficio: evaluar la madurez del equipo y de la organización en lo referente a la gestión de proyectos. Quizás, el principal obstáculo que presenten, sea tener que demostrar su valor antes de aplicarlas, ya que estas reuniones son vistas en un primer momento como una pérdida de tiempo para el equipo.

El taller de riesgos

El objetivo principal de un taller de riesgos es generar la matriz de riesgos, pero como esta actividad involucra a todas las áreas del proyecto, necesita unificar criterios, discutir alternativas y de estimar escenarios, es la oportunidad ideal para promover la integración del equipo de proyecto.

Por otro lado, los talleres de riesgo dejan al descubierto puntos que en otros planes pueden haberse no detectado. Estos tópicos son ricos en discusiones y revelan supuestos que pueden no estar claros para todos.

La actividad creativa de generar un listado de riesgos, seguida del análisis de cada uno de ellos, exige el intercambio de puntos de vista, permitiendo conocer la personalidad e intereses de cada participante.

Además, los responsables de los planes de respuesta a los riesgos comienzan a tomar una mayor conciencia de su rol como parte del equipo.

Todo esto hace de los talleres de riesgo una valiosa oportunidad para unir al equipo, alinear objetivos, y mejorar su desempeño.

Una de las principales responsabilidades del Project Manager (PM) es actuar como integrador. El PM debe integrar a las personas, a los procesos y a los recursos a fin de alcanzar efectividad y eficiencia en el logro de los objetivos del proyecto.

Pero, ¿qué herramientas podemos utilizar para realizar esta integración?

Sería grandioso tener tiempo y recursos suficientes para hacer actividades fuera de la oficina, donde el equipo se reúna para conocerse, que se haga “team building”, y cada miembro se presente e interactúe con el resto. Pero esto raramente ocurre, y en verdad, en muchos casos tampoco es necesario.

A continuación se proponen dos herramientas clásicas de la gestión de proyecto con un doble fin, el trivial para el cual han sido creadas, y el de integrar al equipo, nivelando y validando la información del proyecto.

El cronograma

Si bien la tradicional generación del cronograma a puertas cerradas por parte del PM, es hoy considerada una mala práctica, tampoco es muy común discutir el cronograma tarea por tarea con todo el equipo.

Contactar a los referentes y que cada uno realice su parte, genera compromiso hacia el equipo y hacia el proyecto. Hacer una puesta en común, donde cada miembro del equipo ve como su aporte se integra con el resto del proyecto, detectando puntos críticos e interfases, permite un comienzo temprano de un diálogo que las partes involucradas deberán tener durante la ejecución. El trabajo en equipo, además, permite unificar criterios para las estimaciones, remover “colchones” ocultos, y detectar tanto omisiones como errores.

Estos primeros trabajos en equipo permiten generar una dinámica de grupo constructiva, esclarecer los objetivos del proyecto, y promover actitudes positivas que, al momento de pasar por momentos más tensos, serán de gran valor.

Guía para el uso del cronograma como herramienta integradora:

1)Detectar y trabajar con cada referente, resaltando la importancia de su aporte.
2)Consolidar la información
3)Hacer una primera validación con los referentes de las dependencias y los tiempos. Generar los primeros contactos entre referentes.
4)Mostrar al equipo el cronograma y discutir la versión preliminar
5)Generar una versión mejorada
6)Presentar y validar la versión mejorada con el equipo completo
7)Durante la ejecución, verificar en equipo el avance, discutir los cambios y detectar oportunidades de mejora.